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Freitag, 23. August 2019

21.03.2017

Expert auf dem Weg zum papierlosen Büro

Nach einjähriger Test- und Pilotphase führt Expert in den kommenden Monaten bundesweit ein neues Dokumentmanagementsystem ein: Mit O.S.C.AR können Rechnungsbelege und andere Dokumente schnell und einfach elektronisch erfasst und digital archiviert werden. Die Expert-Standorte sparen dadurch erheblich Zeit und Kosten.

Ordnerstapel soll es in Zukunft bei Expert nicht mehr geben (Bild: Pixabay)

Nach einjähriger Test- und Pilotphase führt Expert in den kommenden Monaten bundesweit ein neues Dokumentmanagementsystem ein: Mit O.S.C.AR können Rechnungsbelege und andere Dokumente schnell und einfach elektronisch erfasst und digital archiviert werden. Die Expert-Standorte sparen dadurch erheblich Zeit und Kosten.

Software spart Zeit

Die Dokumentmanagementsoftware ersetzt künftig das manuelle Verarbeiten und Archivieren von insgesamt rund zwei Millionen Rechnungsbelegen, die pro Jahr in allen 443 Expert-Standorten anfallen – also bis zu 50.000 Belege je Gesellschafter. Dank O.S.C.AR gewinnen die Gesellschafter mindestens einen Tag pro Woche, den sie sonst für das Bearbeiten der Rechnungsbelege benötigt hätten.

Darüber hinaus entfallen durch die digitale Dokumentenverwaltung hohe Papier-, Porto- und Lagerkosten. Bei Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen zum Buchungsbeleg kann über das Programm ein Klärungsprozess angestoßen werden, der zusammen mit dem jeweiligen Rechnungslegungsvorgang archiviert wird.

Belege schneller finden

Aber O.S.C.AR kann noch mehr: Neben buchungsrelevanten Belegen können auch Verträge und andere für das Unternehmen wichtige Dokumente erfasst und archiviert werden. Zudem verfügt das Programm über eine Volltextsuche, dank der Dokumente mit wenigen Klicks recherchiert und aufgerufen werden können.

O.S.C.AR steht für „Optimal Systems Content ARchive“ und wurde von der Expert Gesellschafter-IT gemeinsam mit dem Berliner Softwarehaus Optimal Systems entwickelt. Auf diese Weise wurde eine optimale Einbindung sowohl in das Expert Warenwirtschaftssystem WANDA! als auch in das Finanzmanagement erreicht. Archivierte Belege können daher direkt aus den Buchungsvorgängen im Finanzmanagement aufgerufen werden.

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